آداب نگارش E-Mail - مبانی اینترنت

محتوای پیام خود را با دقت خلاصه کنید و تنها در مسیر موضوع حرکت کنید? انتخاب عنوان مناسب برای پیام میتواند در زمینه دسته بندی نامه های رسیده و اولویت بخشیدن به پاسخگویی آن به گیرنده کمک کند.

2- ویژگی CC را به کار نبرید

برای فرستاده پیام یا نامه خود برای همه، از ویژگی (Carbon Copy) "رونوشت کاربنی" استفاده نکنید. این نکته به خصوص در ای- میلهای اداری بسیار اهمیت دارد.این روزها همه ما ای-میلهای فراوانی دریافت میکنیم و دریافت ای- میلهای غیر ضروری خوشایند نیست. اگر تنها عده به خصوصی باید E-mail شما را دریافت کنند، تنها نشانی آنها را وارد کنید.

به همین ترتیب، هنگام پاسخ دادن به E-mail پاسخ را به همه گیرندگان نفرستید. اگر گزینه Reply to All یا چیزی مشابه آنرا انتخاب کنید، در نهایت تمام گیرندگان ای- میل که شاید حتی برای شما ناشناس هم باشند، یک نسخه از پاسخ شما دریافت خواهند کرد.

3- استفاده از ویژگی BCC در فرستادن E-mail گروهی

ویژگی (Blind Carbon Copies)"رونوشت کاربنی پنهان" برای زمانی است که پیامی را برای گروه بزرگی از گیرندگان ارسال میکنید که شاید یکدیگر را نشناسند. همانطور که گفتن شماره تلفن یک شخص به دیگران بدون اطلاع وی، کار صحیحی نیست، لو دادن آدرس ای-میل اشخاص هم کار نادرستی است. اگر هنگام فرستادن یک E-mail به مثلا 20 نفر، از گزینه :to یا CC استفاده کنید، تمام آدرسها برای همه گیرندگان قابل رویت خواهد بود. در صورت استفاده از BCC، گیرنده تنها نشانی شما و خودش را میبیند.

4- پیام خود را کوتاه و با تمرکز بر موضوع بیان کنید

عده اندکی از افراد مطالعه از روی صفحه کامپیوتر را جالب میدانند و عده بسیار کمتری به خواندن مطلب روی صفحه کوچک تلفن همراه علاقه دارند. به یاد داشته باشید که گیرندگان چنین پیامهایی، آنها را نادیده میگیرند.

5- فرستادن ضمیمه E-mail

بسیاری از کاربران دستگاههای بیسیم فاقد نرم افزارهایی برای باز کردن فایلهای ضمیمه (attachment) با فورمتهایی چون Word یا spreadsheet هستند. قبل از فرستادن چنین ضمیمه هایی، از امکانات گیرنده باخبر شوید.
هنگام نوشتنE-mail با فونت لاتین، از نوشتن تمام متن با حروف بزرگ یا capital خودداری کنید. این شیوه نوشتن طوری است که انگار نویسنده در حال فریاد زدن بوده است. از طرفی خواندن این کلمات هم مشکل بوده و احتمال انصراف خواننده از مطالعه آن زیاد است.

6- تنها در مواقع ضروری E-mail را برای گروه بزرگی بفرستید

اگر دلیلی مهم و جدی برای فرستادن E-mail به گروهی بزرگ از گیرندگان ندارید، از این کار منصرف شوید زیرا E-mail که برای گروه فرستاده شود، spam نام دارد.

7- استفاده از smiley "صورتکهای کوچک"

صورتکهای موجود در امکانات E-mail نگاری معمولا برای پیامهای خصوصی به کار میرود و برای امور اداری چندان مناسب به نظر نمیرسد. این صورتکها باید بسیار به ندرت و در موارد استثنایی مورد استفاده قرار گیرند. اگر پیام شما برای بهتر درک شدن به یکی از این صورتکها نیاز دارد، این احتمال وجود دارد که اصلا نباید آنرا با ای-میل بفرستید و بهتر است از تلفن استفاده کنید. زیرا حتی با یک صورتک هم امکان سوء برداشت از پیام وجود دارد.

این صورتکها برای تایید آنچه نوشته اید به کار میروند و نوشتن مطلبی توهین آمیز یا آزار دهنده و سپس قرار دادن یک صورتک شاد پس از آن تنها میتواند توهین آمیز باشد نه چیز دیگر.

8- نام خود را بنویسید

برای احترام گذاشتن به گیرنده، نام خود را در پایان پیام بنویسید. درست است که نشانی شما در ابتدای ای- میل نوشته شده است، اما ممکن است گیرنده نداند که این نشانی به شما تعلق دارد و اصولا نشانی شما حاوی نام شما نباشد.

9- املای نوشته خود را چک کنید

اگر میخواهید پیام شما به خاطر اشتباه در نوشتن کلمات، نادرست تعبیر نشود، از نرم افزارهای چک کننده املا استفاده کنید.

[ جمعه 92/2/13 ] [ 6:36 عصر ] [ رضاقاسمی ] [ ????? () ]

.: Weblog Themes By themzha :.

*.*.*.*.

((((((((((((((خوش آمدید.))))))))))))) ((((((((((((((((((((((((())))))))))))))))))) (((((((((((((((((((((((()))))))))))))))))))) ((((((((((((((((((((((())))))))))))))))))))) ><آرشیویادت نره.><

???? ??? ????

???? ???????

آرشیو